Microsoft Words kommentarsystem er ganske nyttig tillegg til programmet. Du kan bruke det til å holde oversikt over ting som må gjøres, legge til referanse eller tilleggsinformasjon, eller forberede dokumentet før det blir sendt videre til en annen redaktør eller teammedlem.
Selv om kommentarer er nyttige under redigeringsprosessen, bør de ikke inkluderes når du distribuerer Word-dokumentet. Klienter eller bokforleggere krever for eksempel ikke disse kommentarene vanligvis, og hvis du lar dem ligge i dokumentet kan du se uprofesjonell ut. I det minste kan du bli bedt om å fjerne kommentarene og sende inn eller publisere Word-dokumentet på nytt etterpå.
Hvis dette er første gang du bruker kommentarer i Word, kan du miste tapet når det gjelder å lagre et dokument uten dem.
Denne guiden leder deg gjennom trinnene for å fjerne kommentarer og andre metadata fra dokumenter før du distribuerer den.
Word leveres med et verktøy som heter Document Inspector, som du kan bruke til å fjerne uønskede data fra Word-dokumenter. Verktøyet kan rydde opp i følgende innhold:
- Kommentarer, revisjoner og versjoner.
- Dokumentegenskaper og personlig informasjon.
- Tilleggsoppgaver for oppgaverute.
- Innebygde dokumenter.
- Makroer, skjemaer og ActiveX-kontroller.
- Blekk-merknader.
- Sammenlagte overskrifter.
- Topptekst, bunntekst og vannmerker.
- Usynlig innhold.
- Skjult tekst.
Velg Fil> Inspiser dokument for å komme i gang. Du må klikke på koblingen "Se etter problemer" ved siden av Inspiser dokument, og velg alternativet "Inspiser dokument" fra hurtigmenyen.
Dette starter vinduet Document Inspector. Innholdet som verktøyet kan sjekke det aktive dokumentet for, er oppført på den siden.
Du kan velge alle eller bare noen av de forskjellige innholdstypene. Merk at du kommer til en gjennomgangsskjerm før noe blir fjernet fra dokumentet.
Velg inspeksjonsknappen når du har gjort valget på denne siden.
Kontrollen skal ikke ta for lang tid. Tiden avhenger av størrelsen på dokumentet, utvalget og innholdet i dokumentet.
Dokumentinspektøren viser funnene etter skanningen. Den fremhever innhold som den fant, og lister opp tilleggsinformasjon om det.
Trykk på "fjern alt" -knappen ved siden av innholdet du vil fjerne fra dokumentet. Du kan inspisere dokumentet etterpå eller trykke på lukk-knappen for å fullføre prosessen.
Når du er ferdig, kan du lagre det behandlede dokumentet i det lokale systemet, skrive ut det eller dele det.
