En indeks kan forbedre tilgjengeligheten til en bok eller et dokument enormt, siden den lister opp viktige ord og uttrykk, og sidetallene det er referert til.
Jeg skriver min første bok for øyeblikket - om Windows 10 Privacy - og en av tingene som jeg virkelig ønsket å legge til den er en indeks over de viktigste ordene og uttrykkene slik at brukerne kan bruke indeksen som referanse til slå raskt opp informasjon.
Microsoft Word 2016 kommer med alternativer for å lage en indeks; selve prosessen er ikke komplisert i det hele tatt, men det kan fremdeles være forvirrende hvordan du kommer i gang.
Oppretter en indeks i Word 2016
Mens du kan opprette indeksen når som helst, foreslår jeg at du oppretter den når du er ferdig med å skrive og redigere boken eller dokumentet.
Det er mulig å oppdatere indeksen hvis du har startet den under skrive- eller redigeringsprosessen, men hvis du gjør det etter at du er ferdig, trenger du ikke gjøre det, og det er vanligvis mye enklere og raskere.
For å komme i gang åpner du dokumentet i Word 2016. Nå er det en to-delt prosess å opprette en indeks. Du markerer oppføringer du vil ha med i indeksen i det første, og genererer indeksen ut av de markerte oppføringene etterpå.
Bytt til referansefanen for å komme i gang. Du finner indeksgruppen med verktøy under den fanen. Det viktigste for det første trinnet er "mark entry". Hver gang du velger den, forteller du Word at du vil at den uthevede teksten skal være en del av indeksen.
Slik gjør du det:
Trinn 1: Merk tekst du vil ha med i indeksen, og velg "merke oppføring" etterpå.
Dette er ganske greit. Bare fremhev tekst i dokumentet og treff merkeoppføringen etterpå. Du kan fremheve enkeltord raskt ved å dobbeltklikke på ordet.
Trinn 2 : Konfigurer indeksoppføringen
Word åpner vinduet "markeringsindeks" som du kan bruke til å konfigurere oppføringen. Hvis du bare vil at teksten indekseres, trykk på merkeknappen som skal gjøres med det.
Du kan endre sidetallformatet (fet eller kursiv for å utheve spesifikk tekst), legge til en underbok eller bruke merket all funksjonalitet for å automatisere prosessen.
Word viser tekst som er merket med XE "TEXT", slik at du vet at den allerede er merket.
Du kan deaktivere avsnittsmerker og annen skjult formateringsinformasjon på Hjem> Vis / skjul, eller ved å bruke hurtigtasten Ctrl- (
Trinn 3 : Gjenta prosessen
Gå gjennom dokumentet og merk teksten du vil ha med i indeksen. Selv om du kan automatisere det noe, foreslår jeg at du ikke gjør det fordi du får mer kontroll over indekseringen på denne måten.
Ja, det vil ta lengre tid å lage indeksen, men resultatet blir bedre.
Trinn 4 : Legg indeksen til Word-dokumentet
Når du er ferdig med å merke tekst i Word-dokumentet, kan du legge indeksen til den. Gå til stedet i dokumentet du vil at indeksen skal vises på.
Velg Referanser> Sett inn indeks for å legge den til på stedet. Word laster inn et konfigurasjonsvindu som du kan bruke til å tilpasse indeksen.
Du kan bruke den til å endre antall kolonner for eksempel, eller velge en annen formatmal for indeksen. En forhåndsvisning vises i vinduet slik at du vet hvordan det ser ut i dokumentet når du gjør endringer.
Trinn 5 : Rett feil
Jeg foreslår at du går gjennom indeksen etterpå for å rette opp eventuelle problemer du måtte merke. Et grunnleggende eksempel er flere indekserte oppføringer som refererer til samme type informasjon, for eksempel annonse, annonse og annonser.
Å rette feil er enkelt. Hopp til stedet i dokumentet du vil endre, og endre det bare i tekst (XE-delen). Dette endrer den markerte oppføringen.
Alt som må gjøres da er å velge indeksen og trykke på "oppdateringsindeksen" -knappen for å bruke endringene. XE definerer oppføringen, og den kan være forskjellig fra den valgte teksten. Så for å forene tekst som skal være oppført under en enkelt indeksoppføring, bare endre XE-elementene og trykk deretter på oppdateringsindeksknappen for å bruke endringene.
