E-posttjenere kan avvise e-postmeldinger som krysser en viss størrelsesgrense på grunn av e-postvedlegg som er inkludert i e-posten. Terskelen er vanligvis i 20 megabyte-regionen, men den er definert av postleverandøren, noe som betyr at det kan være mer eller mindre i ditt tilfelle. Problemet her er at dette er en tilpasset variabel, som betyr at du kan støte på returnerte e-postproblemer fordi den mottakende e-postleverandøren har en lavere terskel enn din.
Microsoft for en tid tilbake introduserte alternativer til postproduktene sine for å bruke SkyDrive-lagring i stedet. I stedet for å legge ved filer med e-postene, legger du bare koblinger som peker til disse filene på SkyDrive med e-posten. Fordelene er der:
- Mottakeren kan hente e-posten raskere og bestemme om han vil laste ned vedleggene eller ikke
- Du har tid til å oppdatere filene på SkyDrive før mottakeren laster ned dem
- Du kan laste opp større filer på en gang uten å måtte bruke flere e-poster for å dele filene på dem for å unngå å løpe inn i grensen.
For noen dager siden kunngjorde Google at det også ville legge til alternativet for å bruke Google Drive når du sender e-post med vedlegg på Gmail. Funksjonen har nettopp blitt aktivert på kontoen min, og jeg vil gjerne lede deg gjennom prosessen. Merk at jeg bruker det nye skrivevinduet og ikke det gamle.
For å starte klikk på komposittknappen øverst til høyre på skjermen. Det nye skrivevinduet skulle komme opp. Den nederste linjen som begynner med sendeknappen viser vedleggsikonet. Hold musepekeren over det for å se tilgjengelige alternativer.
Velg alternativet "Sett inn fil ved å bruke Drive" med et venstre-klikk. Et overleggsvindu vises som du kan bruke til prosessen. Den venstre sidefeltet viser forskjellige steder du kan bruke til å plukke filer, inkludert filer fra det lokale datasystemet, filer som allerede er på Google Drive, delte, stjernemerkede eller nylig valgte filer.
Hvis du vil velge filer fra din lokale datamaskin, kan du enten bruke dra og slipp for å skyve dem inn i vinduet eller filleseren. Når du er ferdig med valget, kan du trykke på knappen for å laste opp filene til Google Drive.
Vær oppmerksom på at du bare kan velge ett alternativ om gangen, slik at du kanskje må åpne grensesnittet to ganger hvis du trenger å laste opp filer fra den lokale PC-en og velge noen filer som allerede er på Google Drive.
Du kan deretter begynne å fylle ut e-posten som vanlig. Filene blir sjekket for deres tilgangsrettigheter når du klikker på send, og du kan få følgende skjermbilde hvis mottakeren ikke har de riktige rettighetene til å få tilgang til dem.
Standardvalget er å la mottakerne se filene. Du kan endre retten slik at mottakerne kan kommentere eller redigere i stedet. Et klikk på flere alternativer viser ytterligere informasjon som er viktig:
- Alle med lenke betyr at selv ikke-mottakere kan åpne filene hvis de har lenken. Fordelen her er at det ikke kreves en Google-konto for å få tilgang til filene
- Mottakere av denne e-posten - mottakere må ha en Google-konto. Dette beskytter filene mot å komme til av uautoriserte brukere.
Lenkene i mottakerens e-post fører direkte til Google Dokumenter der de enten kan nås direkte hvis du har valgt alternativet "hvem som helst med en lenke", eller etter å ha logget på en Google-konto.
